Zobacz jak przygotować harmonogram krok po kroku, zapoznaj się ze wzorem i przykładem harmonogramu.

Układ · Harmonogram krok po kroku · Wzór · Przykład 1 · Przykład 2

Harmonogram to narzędzie pozwalające na rozplanowanie w czasie działań/czynności/zadań przewidzianych do realizacji w ramach określonego przedsięwzięcia. Dzięki niemu możliwe jest szybkie odczytanie okresu realizacji poszczególnej czynności, a także całego projektu. Oprócz tego występują również, np. harmonogramy wykorzystania zdolności wykonawczych (uwzględniające zasoby), które nie będą omawiane w tym artykule.

Technika harmonogramów (zwana także techniką wykresów Gantta lub techniką diagramów belkowych) jest jedną z najstarszych technik planowania i kontroli realizacji czynności w czasie. Opracowana została na początku XX w. przez K. Adamieckiego i H. L. Gantta, którzy odkryli ją niezależnie od siebie. Według definicji „planowanie przebiegu czynności za pomocą harmonogramów dokonywane jest na dwuwymiarowym wykresie, którego odcięta (oś pozioma) przedstawia oś czasu, natomiast rzędna (oś pionowa) – czynności podlegające planowaniu bądź wykonawców tych czynności (pracowników, stanowiska robocze itd.)” (Trocki, Grucza i Ogonek 2003: 150).

Przygotowanie harmonogramu polega na wypisaniu wszystkich czynności objętych planowaniem, czasów ich trwania i graficznej prezentacji tych czynności na wykresie. Patrząc na ilustrację poszczególnych czynności, można określić datę ich rozpoczęcia i zakończenia. Harmonogramy mogą być sporządzane w neutralnych lub kalendarzowych jednostkach czasu.

Układ

Harmonogram jest najczęściej przedstawiany za pomocą wykresu, dlatego jego kształt będzie bardziej zrozumiały, gdy zapoznasz się ze wzorem lub przykładem. Można jednak wskazać główne części z jakich się składa. Są to:

• Czynności (lub zadania, działania) – przyjmują postać poziomych odcinków, zaznaczonych na wykresie. Ich długość zależy od czasu trwania czynności. Gdy zadanie jest złożone, dzieli się je na podzadania;
• Czas trwania – należy określić np. w dniach roboczych ile będzie trwała dana czynność;
• Czas realizacji – całkowity czas potrzebny na zrealizowanie całego przedsięwzięcia według przyjętej jednostki czasu, np. dnia, tygodnia, miesiąca.

Harmonogram krok po kroku

Zanim przystąpisz do przygotowania właściwej prezentacji graficznej harmonogramu, należy określić czynności do realizacji i wskazać zależności pomiędzy nimi. Wykonuj kroki po kolei, aby oszczędzić sobie pracy z poprawianiem (szczególnie gdy czynności jest wiele). Proponowany sposób sporządzenia harmonogramu jest tylko jednym z możliwych. Dotyczy on dość prostego harmonogramu, w którym nie zostało uwzględnione planowanie zasobów, kamienie milowe itp.

1. Określenie czynności

Wypunktuj czynności, które masz do wykonania. Zastanów się co musisz zrobić, aby osiągnąć założony cel. Kiedy jest ich wiele, dobrze jest je pogrupować.

Jeśli np. masz zorganizować konferencję, możesz podzielić to zadanie na podzadania: wybór miejsca, zaproszenie ekspertów, przygotowanie akcji promocyjnej, przeprowadzenie akcji promocyjnej, zatrudnienie moderatora itd. Gdybyś natomiast chciał/a zabrać się za budowę domu, wśród twoich zadań byłyby: wybór projektu, zebranie dokumentacji do pozwolenia na budowę, uzyskanie pozwolenia na budowę, wykonanie przyłączy itp.

Przygotuj tabelę podobną do poniższej, w której w miejsce „Czynność 1”, „Czynność 2” itd. wpiszesz nazwy kolejnych czynności. Szczegółowość wyróżnionych zadań zależy od potrzeb, kryterium powinna być ich zrozumiałość (tzn. wiesz co się kryje pod konkretną nazwą i ile może zająć realizacja).

2. Wskazanie zależności

Kiedy już zestaw czynności został określony, przejdź do wskazania zależności pomiędzy nimi. Można to osiągnąć poprzez wskazanie która czynność następuje przed i po której. Jest to krok bardzo ważny, zapobiegający sytuacji, gdy określone zadanie zostało przewidziane do realizacji zanim skończyło się inne zadanie, od którego zakończenia to pierwsze jest uzależnione. Ponadto wymusza uporządkowanie planu tego, co chcesz robić.

Odwołując się do przykładu z organizowaniem konferencji, przygotowanie akcji promocyjnej (a więc np. wydrukowanie plakatów informacyjnych) musiałoby się odbyć po zaproszeniu ekspertów i wybraniu miejsca, a przed jej przeprowadzeniem. Natomiast uzyskanie pozwolenia na budowę następuje po zebraniu dokumentacji do pozwolenia na budowę, a przed wykonaniem przyłączy.

Przed pierwszą i po ostatniej czynności nie trzeba nic zaznaczać.

3. Wyznaczenie czasu trwania czynności

Ważne jest, aby wyznaczyć realny czas trwania czynności. Zbyt optymistyczne prognozy i związane z nimi opóźnienie, mogą działać demobilizująco. Ustalić czas trwania czynności można było już w punkcie 1 (jeśli uważasz, że jesteś w stanie precyzyjnie go tam określić).

4. Graficzna prezentacja

Teraz, gdy dysponujesz wszystkimi potrzebnymi danymi (tzn. znasz czynności, wiesz w jakiej kolejności mają następować i ile będą trwały), możesz zaprezentować je w formie graficznej i sporządzić wykres. Harmonogram może zostać przygotowany np. w Excelu, ale występują również specjalne programy ułatwiające jego przygotowanie, takie jak MS Project, które generują wykres Gantta (program nie zbierze jednak za ciebie potrzebnych danych).

Prezentacja graficzna obejmuje: wskazanie nazwy czynności, podanie czasu jej trwania (dni robocze) i zaznaczenia jej odcinkiem, proporcjonalnym do użytej jednostki czasu (mogą to być dni, tygodnie, miesiące). Jeśli rozpoczynasz od konkretnej daty, powinieneś/aś wziąć pod uwagę występowanie różnego rodzaju przerw i dni ustawowo wolnych od pracy.

Wzór

Przykład 1

Przykład 2

• Harmonogram projektu „Kompetencje w jednostkach samorządu terytorialnego”

Komentarze