Struktur · Harmonogramm – Schritt für Schritt · Muster · Beispiel
Harmonogramm
Der Harmonogramm ist ein Tool, das die Zeitplanung der Aktivitäten/Schritten/Aufgeben im Rahmen einer Realisierung ermöglicht. Dadurch kann man schnell die Zeitrahmen einer Aktivität und auch den ganzen Projekt bestimmen. Außerdem kommen auch die Zeitplane für bestimmten Aktivitäten vor, z. B.: Harmonogramm der Ausführungshandlungen (berücksichtigen auch die Ressourcen), die in diesem Artikel nicht betrachtet werden.
Die Terminplanungstechnik (auch: Gantt-Diagramm-Technik oder Balkenplantechnik) ist eine der ältesten Techniken von Planung und Kontrolle einer Maßnahmenrealisierung in der Zeit. Sie wurde am Anfang des 20. Jahrhundert von K. Adamiecki und H. L. Gantt bearbeitet, die diese Methode voneinander unabhängig entdeckt haben. Nach der Definition „Die Ausführungsplanung durch eine Terminermittlungsmethode erfolgt auf dem zweidimensionalen Diagramm, wo Abszisse stellt die Zeitachse dar und die Ordinate stellt die Aktivitäten oder Ausführender, die der Planung unterliegen, dar“ (Trocki, Grucza und Ogonek 2003: 150).
Die Vorbereitung einen Harmonogramm beruht auf das Herausschreiben aller Aktivitäten, die durch die Ablaufplanung umfasst werden, ihre Dauer und auf die graphischen Darstellung diesen Aktivitäten auf dem Diagramm. Aus dem Diagramm kann man die Anfangs- und Endetermine für die Durchführung der Aufgaben erfahren. Der Harmonogramm kann auf den natürlichen Zeit oder Kalender-Zeiteinheiten basieren.
Struktur
Die Terminplanung ist meistens mithilfe des Diagramms dargestellt, er ist mehr lesbar wenn Sie einen Muster oder Beispiel kennen. Man kann jedoch die Bestandteile zeigen, aus denen es zusammengesetzt ist, dazu gehören:
- Aktivitäten (Aufgaben, Maßnahmen) – sind durch die Abschnitte an der Zeitachse repräsentiert. Ihre Länge hangt von der Durchführungsdauer ab. Wenn die Aufgabe besonders komplex ist, man kann sie in Unteraufgaben gliedern;
- Dauer – man sollte z.B. in den Arbeitstagen bestimmen, wie lange die Durchführung einer Aufgebe dauern soll;
- Realisierungszeit – Gesamtzeit die zur Realisierung der ganzen Aufgabe erforderlich ist und mithilfe der Zeiteinheiten z.B. Tag, Woche, Monat geäußert ist.
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Harmonogramm – Schritt für Schritt
Vor der Vorbereitung einer grafischen Darstellung des Harmonogramms müssen Sie, die für Realisierung bestimmte Aufgabe, auch die darunter harschenden Verhältnisse, beschreiben. Folgen Sie bitte Schritt für Schritt, um auf die Korrekturen zu verzichten (besonders wenn es viele Aufgaben und Aktivitäten gibt). Die vorgeschlagene Erstellung der Terminplanung ist nur eine der möglichen. Sie betrifft einen einfachen Harmonogramm, indem keine Ressourcenplanung, Meilsteine etc. berücksichtigen wurde.
1. Aufgabenfestlegung
Stellen Sie bitte in Punkten die Aufgaben und Aktivitäten fest, die durchgeführt werden müssen. Überlegen Sie, was Sie machen müssen, um den vorgesehenen Ziel zu erreichen. Wenn es viele Aufgaben gibt, kann man sie in Gruppen unterordnen.
Wenn Sie z. B eine Konferenz zur Organisieren haben, können Sie diese Aufgabe in die Unteraufgaben gliedern: Auswahl am Platz, die Einladung den Experten, Vorbereitung der Werbungkampagne, Einstellung eines Moderators etc. Wenn Sie jedoch Bau eines Hauses durchfuhren möchten, würden unter Ihren Aufgaben z.B.: Auswahl des Projekts, Dokumentation für Baugenehmigung zu sammeln, die Ausführung der Anschlussstücken etc.
Vorbereiten Sie eine ähnlich der folgenden Tabelle, wo sie im Felder „Aktivität 1”, „Aktivität 2” etc. die weitere Ausführungen eintragen. Die Genauigkeit den Ausführungen hangt von den Bedürfnissen ab. Das Kriterium sollte die Verständlichkeit sein. (d.h. Man muss wissen welche Ausführung unter einem Begriff verstanden ist und wie lange die Realisierung dauern kann).
| Lp. | Aktivitäten |
|---|---|
| 1. | Aktivität 1 |
| 2. | Aktivität 2 |
| 3. | Aktivität 3 |
| 4. | Aktivität 4 |
| 5. | Aktivität 5 |
| … | Aktivität … |
2. Verhältnisse zwischen Aufgaben
Wenn Sie schon die Aufgaben und Ausführungen bestimmen haben, kann man zur Bestimmung den Verhältnissen unter ihnen übergehen. Man kann das erreichen durch die Bestimmung welche Ausführung vor und nach die nächste folgt. Das ist ein sehr wichtiger Schritt, um die Situationen zu vermeiden, wenn eine bestimmte Aufgabe zur Realisierung vorgesehen wird, bevor die andere Aufgabe beendet wurde und von dieser Beendung ist die Ausführung der ersten Aufgabe abhängig. Darüber hinaus erfordert den Plan die Anordnung allen Aufgaben, die Sie ausführen wollen.
Unter Bezugnahme auf das Beispiel von Konferenzorganisation, die Vorbereitung der Werbungkampagne (also z. B.: die Poster zu drucken) muss nach dem Einladung den Experten und Auswahl des Platzes aber vor dem Anfang der Werbemaßnahmen stattfinden. Die Baugenehmigung erfolgt jedoch nach dem Dokumentationssammlung oder vor Anfang der Bauarbeiten.
Vor der ersten und nach der letzten Aktivität müssen Sie nichts markieren.
| Zahl | Aktivität | Die unmittelbar vorangehende Aktivität | Die unmittelbar folgende Aktivität |
|---|---|---|---|
| 1. | Aktivität 1 | – | 2 |
| 2. | Aktivität 2 | 1 | 3 |
| 3. | Aktivität 3 | 2 | 4, 6 |
| 4. | Aktivität 4 | 3 | 5 |
| 5. | Aktivität 5 | 4 | 6, 7 |
| … | Aktivität … | … | … |
3. Die Bestimmung der Dauerzeit einer Aktivität
Es ist wichtig, eine reale Dauer einer Aktivität zu bestimmen. Die zu optimistische Prognosen und dazu verbundene Verspätungen können demobilisiert wirken. Die Dauerzeit einer Aktivität konnte man schon in dem ersten Schritt bestimmen (wenn Sie sicher sind, dass Sie diese Dauer schon in diesem Schritt bestimmen können).
| Zahl | Aktivität | Dauer |
|---|---|---|
| 1. | Aktivität 1 | |
| 2. | Aktivität 2 | |
| 3. | Aktivität 3 | |
| 4. | Aktivität 4 | |
| 5. | Aktivität 5 | |
| … | Aktivität … |
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4. Graphische Darstellung
An dieser Stelle, wenn Sie über allen erforderlichen Daten verfügen (d.h. kennen sie die Aufgaben, wissen Sie in welchen Reihenfolge sie realisiert werden, wie lange die Ausführung dauern wird), können Sie sie in grafischen Form darstellen und einen Diagramm erstellen. Der Harmonogramm kann in z. B. Exel vorbereitet werden, aber es gibt auch die spezialistische Programme wie MS Project, die die Vorbereitung des Diagramms wesentlich vereinfachen kann. Sie erstellen einen Gantt-Diagramm, die nützliche Daten müssen Sie jedoch selbst erfahren.
Die grafische Darstellung umfasst: Name der Aktivität, Dauerzeit (in Arbeitstagen) und ihr Markierung durch den Abschnitt, dessen Lange zur Zeiteinheit(Tage, Wochen, Monaten) verhältnismäßig ist. Wenn Sie von einer bestimmten Datei beginnen, sollen Sie das Auftreten von verschiedenen Pausen und die arbeitsfreien Feiertage berücksichtigen.
Muster
| Zahl | Aktivitäten | Dauerzeit (Arbeitstage) |
Monat 1 | Monat 2 | Monat … | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |||||||
| 1. | Aktivität 1 | … | ||||||||||||
| 2. | Aktivität 2 | … | ||||||||||||
| 3. | Aktivität 3 | … | ||||||||||||
| 4. | Aktivität 4 | … | ||||||||||||
| 5. | Aktivität 5 | … | ||||||||||||
| … | Aktivität … | … | ||||||||||||
Beispiel
| Zahl | Aktivitäten/Aufgaben | Dauerzeit (Arbeitstage) |
Wochen | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||
| 1. | Die Bearbeitung des vorläufigen Kompetenzmodells | 5 | |||||||
| 2. | Die Vorbereitung von Tools zur Modelleinschätzung | 3 | |||||||
| 3. | Die Umfrage unter die Führungskraft | 2 | |||||||
| 4. | Die Bearbeitung des definitiven Kompetenzmodells | 4 | |||||||
| 5. | Die Bearbeitung des Einschätzungsordnung für Zeitabschnitten | 3 | |||||||
| 6. | Die Vorbereitung von Tools zur Einschätzung eines Zeitabschnitts | 5 | |||||||
| 7. | Die Vorbereitung von Tools zur Beschaffung | 5 | |||||||
| 8. | Die Vorbereitung von Workshop für Kompetenzmodell und die Vorbereitung von Tools | 3 | |||||||
| 9. | Die Durchführung von Workshop | 1 | |||||||
| 10. | Die Änderungeneinführung im Bereich von Tools und Ihre Vorbereitung zur definitiven Version | 5 | |||||||