E-Mail ist eine Nachricht, die auf dem elektronischen Weg von einem Internetnutzer zu dem anderen gesendet wird. Es dient dazu, um die Frage zu stellen, Informationen zu übertragen, eigene Meinung zu äußern usw.
Die Korrespondenz mit Hilfe der elektronischen Post ist immer mehr populär aus drei Gründen: sie ist schnell, einfach und billig. Wir schreiben E-Mails an unsere Freunde und Mitarbeiter. E-Mail-Kommunikation wird in vielen Firmen verwendet.
Tipps
- E-Mail sollte kurz und genau sein, weil das Rollen des „rohen” Textes unbequem ist;
- Man sollte im E-Mail die Schlüsselinformation beinhalten und hervorheben, die sich auf die Nachricht bezieht;
- Wenn die Nachricht lang sein muss, wäre es besser, sie als Anhang zu senden und im Inhalt des E-Mails nur das schreiben, was sich in im Anhang befindet und was damit der Empfänger machen sollte;
- Dank entsprechend gewähltem Thema kann der Empfänger die Nachricht auch nach der längerer Zeit wieder finden;
- Wenn man an die Kollegen schreibt, kann man die inoffizielle Sprache benutzen. Wenn es aber Dienstnachricht ist, sollte sie professionell, wie eine kurze Dienstnotiz aussehen;
- Schreibe nicht, wenn du unter dem Einfluss der Gefühle bist. Du kannst damals etwas schreiben, was du nie persönlich sagen würdest;
- Vermeide Anspielungen und Humor, die anders als deine Absichten verstanden werden können. In der Privatkorrespondenz benutzt man Emoticon, die unsere Laune wiederspiegeln, aber in der Dienstkorrespondenz sieht es nicht ernst aus und wird nicht benutzt;
- Stil der Aussage muss man an den Empfänger anpassen, das heißt sich offiziell an die Personen wenden, die man nicht kennt, die eine wichtigere Stellung innehaben oder älter sind und nicht offiziell in der Korrespondenz mit den Bekannten oder in Orten, wo solch eine Konvention gilt;
- Verwende Abstände einer Zeile zwischen den Absätzen. Der Text wird mehr leserlich;
- Schreibe immer von der linken Seite. Es ist so aus den technologischen Gründen;
- Achte darauf, um den Text nicht zu komplizieren, weil auf dem Bildschirm des Empfängers kann es völlig anders als bei dir aussehen;
- Die Adresse des Empfängers trage erst vor dem Senden der Nachricht ein. Auf diese Weise wirst du die Nachricht zufälligerweise nicht senden;
- Am Ende schreibe darüber, was du von dem Empfänger erwartest.
Struktur
- Das Feld „Von” – enthält die Bezeichnung und E-Mail Adresse des Senders;
- Das Feld „Zum” – man schriebt hier die E-Mail Adresse des Empfängers oder der Empfänger unserer Nachricht;
- Das Feld „Kopie für” – man kann hier die Adressen der anderen Personen zugeben, zu diesen die Kopie der Nachricht gesendet wird oder das Feld leer bleiben;
- Das Feld „Blindkopie” – man kann hier die Adressen der Personen eintragen, zu denen die Kopie der Nachricht gesendet wird aber andere Adressaten der Nachricht werden es nicht sehen, das Feld kann leer bleiben;
- Thema – das Thema der Nachricht ist wichtig. Es sollte den Empfänger interessieren und zum Lesen der Nachricht anspornen. Es muss sich auszeichnen, damit der Empfänger aus der Nachrichtenflut deine bemerkt;
- Inhalt der Nachricht:
- Höflichkeitsformen, Begrüßung („Sehr geehrter Herr”, „Sehr geehrte Frau”, „Hallo” usw.);
- Anfang der Nachricht – Stelle ihr Hauptziel dar, komme zur Sache und hebe den Grund hervor, warum du schreibst;
- Entwicklung – Beschreibe breiter dein Problem;
- Abschluss – schreibe, was du von dem Empfänger erwartest;
- Begrüßung und Unterschrift – verwende eine von den Formeln: „Hochachtungsvoll”, „Mit freundlichen Grüßen”, „mit vorzüglicher Hochachtung” und unterschreibe die Nachricht;
- Fußzeile – eventuell Name der Firma, Kontaktdaten.
- Höflichkeitsformen, Begrüßung („Sehr geehrter Herr”, „Sehr geehrte Frau”, „Hallo” usw.);