Die Reklamation ist eine Forderung des Kunden, die man an den Verkäufer oder Ausführenden einer Dienstleistung richten kann. Es kann z. B. die Liste der Defekte des gekauften Produkts, die Reklamation der Reise, Fehler in der Rechnung usw. sein.

Der Inhalt einer Reklamation besteht in der Regel aus zwei Absätzen. Im ersten muss man den Grund erklären, z. B. die gekaufte Ware funktioniert schlecht oder ist kaputt. Der zweite Absatz ist ist die Bitte um die Reaktion, Umtausch oder Reparatur der Ware, nochmalige Ausführung der Dienstleistung usw. Meistens endet dieser Absatz mit dem Satz, dass die Sache dringend und wichtig ist und der Adressat dazu verpflichtet ist, die Forderung zu erfüllen.

Die Reklamation kann qualitativ oder quantitativ sein. Jemand, der die Ware annimmt, erstellt das Protokoll des Empfangs und im Falle, wenn er Fehler (qualitative oder quantitative) feststellt, auch andere Protokolle erstellt, die als Begründung der Reklamation dienen (por. Kienzler 2013: 271).

Tipps

• Die Beschreibung sollte präzis und objektiv sein;
• Beziehe dich auf die Vorschriften und nicht auf eigene Emotionen;
• Mache dich mit dem Verbrauchschutz bekannt.

Struktur

• Senderdaten;
  

• Datum;
  

• Empfängerdaten – genaue Adresse der Institution oder der Person, an die die Reklamation gerichtet wird;
  

• Feld „Betreff:“ – präzise Bezeichnung der Sache, z. B. die Bestellungsnummer;
  

• Höflichkeitsform (z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“);
  

• Grund der Reklamation, die Beschreibung der Unrichtigkeit, die erlittenen Schaden;
  

• Beantragte Weise, wie man den Sachstand verbessern kann (Reparatur, Rückgabe, Umtausch usw.);
  

• Bitte um die Reaktion;
  

• Die erwartete Frist der Erledigung der Sache (optional);
  

• Höflichkeitsform (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“);
  

• Handgeschriebener Unterschrift;
  

• Die Anmerkung von den Anhängen (wenn sie sind).

Muster

Beispiel

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