Niszczenie dokumentów biurowych, zwłaszcza tych zawierających wrażliwe lub poufne informacje wymaga przestrzegania określonych zasad bezpieczeństwa. Podpowiadamy, o jakich kwestiach musisz pamiętać przy utylizacji dokumentacji, a także w jaki sposób możesz przyspieszyć ten proces.
Sposoby niszczenia dokumentów biurowych
Utylizację dokumentów biurowych możesz przeprowadzić na kilka sposobów. Ręczne rozdarcie to najprostsza metoda niszczenia dokumentów, jednak nie jest ona ani w pełni bezpieczna, ani też wydajna. Dużo praktyczniejszym sposobem jest zastosowanie mechanicznych metod niszczenia. Z pomocą niszczarki do papieru z łatwością przetniesz papier na małe kawałki, które uniemożliwiają odczytanie zawartych na nich danych. Możesz sięgnąć po niszczarki typu cross-cut, które tną papier w dwóch kierunkach lub niszczarki micro-cut, które zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa, tnąc papier na bardzo małe kwadraty.
Jeśli w Twoim biurze istnieje potrzeba regularnego niszczenia bardzo dużej ilości dokumentów, możesz skorzystać z usługi zewnętrznej niszczenia. Istnieją firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów na dużą skalę. Upewnij się, że firma, którą wybierasz, jest godna zaufania i posiada certyfikaty bezpieczeństwa.
Czy w Twoim biurze konieczna jest niszczarka?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od ilości produkowanych dokumentów papierowych i od samej specyfiki biznesu. Dla zasady jednak, niszczarka uznawana jest obok komputera i drukarki za jeden z praktyczniejszych sprzętów, które znajdują się na wyposażeniu większości firm.
Nie każdy dokument wymaga niszczenia. Upewnij się, że Twoi pracownicy znają zasady dotyczące tego, jakie dokumenty są klasyfikowane jako poufne. Dobrą praktyką jest wdrożenie polityki niszczenia dokumentów w firmie, która może pomóc w zarządzaniu tym procesem.
Dokumenty, które powinny być niszczone w niszczarce o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa to m.in.:
- Dokumenty z danymi identyfikacyjnymi – dowody osobiste, paszporty, karty ubezpieczenia społecznego oraz wszelkie kopie tych dokumentów.
- Umowy i aplikacje – zawierające informacje osobowe, takie jak numery telefonów, adresy, daty urodzenia.
- Dokumenty medyczne – rekordy zdrowotne, wyniki badań, recepty.
- Korespondencja osobista – listy, e-maile i inne formy komunikacji zawierające wrażliwe informacje.
- Wyciągi bankowe – zarówno osobiste, jak i firmowe.
- Raporty kredytowe – dokumenty związane z historią kredytową.
- Faktury i rachunki – zawierające informacje o transakcjach.
- Dokumenty dotyczące płac – wysokość wynagrodzenia, informacje o bonusach, numer konta bankowego.
- Dokumenty podatkowe – starsze niż okres przechowywania wymagany przez prawo.
- Dokumenty strategiczne – plany biznesowe, analizy rynkowe, informacje o produktach czy usługach, które jeszcze nie zostały wprowadzone na rynek
- Dokumenty prawne – umowy, porozumienia, notatki prawne.
- Dane pracowników: CV, listy motywacyjne, oceny wydajności.
- Korespondencja biznesowa – zawierająca informacje poufne lub wrażliwe.
- Karty płatnicze i dokumenty z nimi związane – po zakończeniu ważności lub zakończeniu umowy z bankiem.
- Szkice i notatki – zawierające informacje poufne.
Jak wybrać dobrą niszczarkę do biura?
Niszczarki do papieru różnią się między sobą ze względu na kilka aspektów, takich jak sposób cięcia, poziom bezpieczeństwa, wydajność i dodatkowe funkcje. Niszczarka powinna gwarantować niszczenie dokumentów zapewniając odpowiedni poziom ich tajności:
- Niski Poziom Bezpieczeństwa (P-1, P-2) – zwykle to niszczarki strip-cut, używane dla mniej wrażliwych dokumentów.
- Średni Poziom Bezpieczeństwa (P-3, P-4) – zazwyczaj to niszczarki cross-cut, odpowiednie dla większości dokumentów biurowych.
- Wysoki Poziom Bezpieczeństwa (P-5, P-6, P-7) – to są zazwyczaj niszczarki mikro-cięte, używane dla bardzo wrażliwych i poufnych dokumentów.
Dodatkowo zachęcamy do tego, aby zastanowić się, jak będziemy korzystać z niszczarki i na jakich funkcjach najbardziej nam zależy. Niektóre niszczarki mają funkcję automatycznego podawania papieru. Czujniki bezpieczeństwa będą informować nas o tym, czy niszczarka jest gotowa do użycia, czy istnieje ryzyko przegrzania. Niektóre niszczarki mają możliwość cięcia innych materiałów poza papierem np. płyty CD, karty plastikowe.