Na skróty: Wzór 1: Miesięczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 2: Miesięczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 3: Roczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 4: Roczna karta ewidencji czasu pracy
Karta ewidencji czasu pracy
Według art. 149 § 1 k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.
Wyjątkiem są tutaj pracownicy objęci systemem zadaniowego czasu pracy, pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. W takich przypadkach nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 k.p.). Można ograniczyć się do uproszczonej ewidencji czasu pracy, a więc oznaczania dni pracy, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy (por. Prasołek 2014: 320).
System ewidencjonowania czasu pracy powinien być na tyle elastyczny, aby przy jego pomocy można było wykazać rzeczywisty czas pracy: „częstym błędem popełnianym przez pracodawców i podmioty trudniące się rozliczaniem czasu pracy jest utożsamianie pojęcia czasu pracy z czasem pobytu w miejscu pracy. O czasie pracy możemy mówić od momentu, gdy pracownik jest w gotowości psychofizycznej do wykonywania pracy, np. przebrany w odzież roboczą na stanowisku pracy. Aby pracownik o wyznaczonej godzinie, np. 7.30, był gotów do świadczenia pracy, winien stawić się w miejscu pracy co najmniej kilkanaście minut przed jej rozpoczęciem. Podobnie, kończąc pracę o 15.30, pracownik opuszcza stanowisko pracy, zdejmuje odzież roboczą i oddala się z miejsca pracy co najmniej kilkanaście minut po jej zakończeniu” (Ciborski 2013: 157).
W kartach ewidencji nie ma obowiązku wskazywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. od 10.00 do 18.00). Wystarczy podać liczbę godzin, np. 8 godzin (por. Prasołek 2014: 325).
Przepisy koncentrują się nie na sposobie dokonania zapisu (tzn. nie ma określonego wzoru), ale na zakresie informacji, jakie karta musi zawierać. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286).
Zdaniem Orłowskiego (2012: 25-26) karta ewidencji czasu pracy jest prowadzona prawidłowo jeśli zawiera co najmniej następujące informacje:
- imię i nazwisko oraz ewentualnie inne dane identyfikujące, które stosujecie w swojej firmie (np. nr ewidencyjny pracownika);
- stanowisko pracy;
- system czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik i który pozwala na ustalenie normy dobowej i przeciętnej normy tygodniowej czasu pracy;
- godziny w normalnym czasie pracy;
- godziny nadliczbowe;
- godziny pracy w niedziele;
- godziny pracy w święta;
- godziny pracy w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy;
- godziny pracy w porze nocnej;
- godziny dyżuru;
- godziny usprawiedliwionej nieobecności z innych powodów niż urlop;
- urlop wypoczynkowy;
- urlop macierzyński oraz dodatkowy urlop macierzyński, a także urlop ojcowski;
- urlop wychowawczy;
- urlop bezpłatny;
- urlop bezpłatny udzielony na okres zatrudnienia u innego pracodawcy;
- urlop szkoleniowy;
- godziny nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy;
- godziny pracy młodocianych przy pracach wzbronionych wykonywanych ze względu na naukę zawodu.
Na skróty: Wzór 1: Miesięczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 2: Miesięczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 3: Roczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 4: Roczna karta ewidencji czasu pracy
Wzór 1
Wzór 2
Na skróty: Wzór 1: Miesięczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 2: Miesięczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 3: Roczna karta ewidencji czasu pracy · Wzór 4: Roczna karta ewidencji czasu pracy