Lista obecności
Listy obecności są często mylone z kartami ewidencji czasu pracy. Listy obecności nie mogą jednak zastąpić ewidencji czasu pracy. Prowadzenie tej ostatniej jest obowiązkiem pracodawcy, a zakres informacji w niej zawartych został określony przez rozporządzenie.
Lista obecności jest natomiast dokumentem dobrowolnym i ma za zadanie wskazać który pracownik był obecny w pracy w danym dniu. Może być zastąpiona przez inną formę rejestracji przybycia i obecności w miejscu pracy, np. przez karty zegarowe. Można ją prowadzić w formie zbiorczej dla całej załogi lub pracowników określonych działów (por. Prasołek 2014: 313).
Prowadzenie listy obecności przez pracodawcę nie jest więc obligatoryjne, ale musi on poinformować pracowników m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 i art. 1041 § 1 k.p.). Dlatego chociaż nie ma wzoru takiej listy, ani nie ustalono jej elementów składowych, wydaje się, że lista obecności stanowi konkretyzację obowiązków pracodawcy.
Dokumenty te zawierają najczęściej w układzie miesięcznym wykaz pracowników danej komórki organizacyjnej wraz z miejscem na odnotowanie ich obecności w pracy w każdym dniu, a w przypadku nieobecności, łącznie z symbolem przyczyny tej nieobecności (usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej), np. choroba (Chr), urlop macierzyński (Um), urlop wychowawczy (Uw), urlop bezpłatny (Ub), opieka nad dzieckiem (Op), spóźnienie do pracy (S) itp. (por. Paroń i Wilski 2013: 84).
Wpisywanie takich symboli jest dość uciążliwe, ale nie trzeba tego robić. Minimalna treść listy obecności sprowadza się do wskazania miejsca opatrzonego datą na wstawienie przez pracowników swoich podpisów. Jeśli pracownik nie był w danym dniu obecny, można wstawić w rubryce myślnik.