Notatka służbowa (memo): Jak napisać notatkę służbową (memo)?
JN
Jak napisać notatkę służbową (memo)?
Sprawdź jak napisać notatkę służbową, jaki układ elementów zastosować, zapoznaj ze wzorem i przykładami notatek służbowych.
Notatka służbowa (memo)
Notatka służbowa jest dokumentem stosowanym w firmach, instytucjach i urzędach. Służy prawnemu udokumentowaniu bieżących ustaleń w celu kontroli realizacji czynności służbowych. Musi być precyzyjna, zwięzła i umożliwiać szybkie odnalezienie najważniejszych informacji. Na końcu notatki służbowej można umieścić listę załączników.
Z łac. memorandum oznacza „to co należy pamiętać”. Jest to krótkie pismo skierowane do pracowników danej firmy, z użyciem właściwego dla niej słownictwa. Znajdują się w nim informacje dotyczącej jakiejś ważnej sprawy, podjętej decyzji itp. Jest stosowane w korespondencji wewnętrznej firmy, często nie jest zrozumiałe dla osób z zewnątrz organizacji.
Firmy często mają własne wzory notatek służbowych, do których wysyłania używają wiadomości e-mail. Notatka służbowa powinna uwzględniać:
datę sporządzenia;
miejsce i czas spotkania;
temat spotkania;
dane autora;
dane adresata.
Wskazówki
Należy pamiętać kto jest adresatem notatki i dostosować do niego styl wypowiedzi;
Na początku notatki należy określić powód jej napisania (np. poinformowanie o czymś, przypomnienie);
Informacje kontaktowe do autora notatki służbowej umieszcza się na końcu;
Warto stosować wypunktowania, wyróżnienia itp.;
Notatka służbowa powinna być zwięzła i precyzyjna.
Układ
Nagłówek („Notatka służbowa”, „MEMO”);
Do kogo jest skierowana notatka i kto ją napisał („Do:” i „Od:”);
Data;
Temat;
Część wprowadzająca;
Część właściwa – wypunktowanie spraw, których dotyczy wraz z krótkim opisem, można stosować śródtytuły;
Część kończąca, zachęcenie do kontaktu w razie wątpliwości;
