W każdej dobrze zorganizowanej firmie ustala się na bieżąco grafik pracy. Dzięki temu cała organizacja działa dużo sprawniej i efektywniej. Nie da się jednak ukryć, co podkreśla wielu kierowników i managerów, że zadanie to nie należy do łatwych. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw zatrudniających wielu pracowników. Nie może zatem dziwić, że pracodawcy szukają skutecznych sposobów pozwalających na znacznie szybsze układanie harmonogramów. Jednym z takich sposobów jest elektroniczny grafik pracy.
Co to jest grafik pracy?
Przygotowanie grafiku pracy polega na odpowiednim zaplanowaniu dni oraz godzin wykonywania obowiązków konkretnego pracownika bądź całej zmiany. Właściwe przygotowanie tego dokumentu wpływa na prawidłowe i wydajne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie można przy tym zapomnieć, że grafik pracy musi być zgodny z obowiązującymi przepisami z zakresu czasu pracy pracowników, które dokładnie określa Kodeks pracy.
Komponowanie takiego harmonogramu nie jest łatwe, zwłaszcza jeśli robi się to ręcznie lub za pomocą arkusza kalkulacyjnego. To karkołomne zadanie, szczególnie w firmie zatrudniającej wielu pracowników. Wiąże się to nie tylko ze stratą czasu, ale również z ryzykiem popełnienia błędu. Dlatego coraz więcej pracodawców decyduje się na przejście na dedykowane oprogramowanie służące do przygotowywania grafików pracy.
Elektroniczny grafik pracy – dlaczego warto mu zaufać?
Harmonogram pracy można przygotowywać ręcznie lub elektronicznie. Nie da się ukryć, że to pierwsze rozwiązanie jest dość czasochłonne. Dodatkowo osoba za to odpowiedzialna musi posiadać wiedzę z zakresu przepisów Kodeksu pracy. Jest jednak sposób na to, aby z tymi wszystkimi problemami skutecznie sobie poradzić.
Mowa tu o wykorzystaniu aplikacji służącej do przygotowywania grafiku pracy w formie elektronicznej. Nie tylko usprawnia ona obowiązki managerów, ale też gwarantuje ich zgodność z przepisami prawa. System natychmiast informuje o ewentualnym błędzie, co pozwala na szybkie wprowadzenie poprawki. Oprogramowanie pozwala na automatyczne prowadzenie pełnej ewidencji czasu pracy każdego pracownika, w tym nadgodzin, czy wcześniejszych wyjść z pracy. Ewidencja czasu pracy online znacząco przyspiesza także komunikację między przełożonymi a pracownikami. Ci ostatni bowiem na bieżąco mogą sprawdzać swój aktualny rozkład pracy i od razu widzieć wprowadzone w nim zmiany.
Zalety grafiku pracy w formie elektronicznej
Jedną z kluczowych zalet przygotowywania harmonogramu pracy w formie elektronicznej jest z pewnością ogromna oszczędność czasu. Korzystanie z aplikacji pozwala także na wyeliminowanie ewentualnych błędów, jakie mógłby się pojawić przy układaniu grafiku ręcznie.
Elektroniczny grafik pracy cechuje się znakomitą przejrzystością i czytelnością. Korzystanie z niego to bardzo duża wygoda zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Co ważne, rozwiązanie to wdrożyć można w każdej firmie. Dotyczy to tak samo dużych i średnich, jak i małych przedsiębiorstw. Nie może zatem dziwić, że cyfryzacja spraw kadrowych i organizacji zakładu pracy cieszy się coraz większym zainteresowaniem.