W artykule omówiono podejście matrycy logicznej do definiowania i planowania projektu. Zapoznaj się z kolejnymi krokami przygotowania matrycy logicznej.

Na skróty: Analiza interesariuszy · Analiza problemów · Analiza celów · Analiza strategii · Opracowanie matrycy logicznej · Przykłady

Podejście matrycy logicznej zostało opracowane pod koniec lat sześćdziesiątych XX wieku przez Amerykańską Agencję ds. Rozwoju Międzynarodowego. Miało ono stanowić sposób definiowania projektów, zmierzających do poprawy jakości planowania i kontroli. Jest to narzędzie, będące jednym z głównych elementów metodyki zarządzania cyklem projektu. Do pełnego zdefiniowania projektu prowadzą dwie fazy: analizy i planowania. Faza analizy sprowadza się do wykonania analizy interesariuszy, problemów, celów i strategii. Natomiast w fazie planowania opracowuje się matrycę logiczną, harmonogram i plan wykorzystania zasobów (por. Grucza 2007: 64-65).

Analiza interesariuszy obejmuje identyfikację głównych interesariuszy, grup docelowych i beneficjentów. Analiza problemów przedstawia obraz rzeczywistości, wskazuje kluczowe problemy i zagrożenia. Analiza celów to ulepszona sytuacja w przyszłości, przy czym cele wynikają z problemów, należy wskazać środki prowadzone do osiągnięcia celów. Z kolei analiza strategii jest wskazaniem i porównaniem różnych możliwości zajęcia się daną sytuacją. W dalszej kolejności można zapisać plan w postaci matrycy logicznej, harmonogram i budżet.

Metoda matrycy logicznej znajduje również zastosowanie w monitoringu i ewaluacji projektów. Można za jej pomocą ocenić projekt i kontrolować jego wykonanie (zob. Project Cycle Management Guidelines 2004: 102-103).

Wykonaj wskazane niżej etapy po kolei, aby stworzyć matrycę logiczną. Budowa harmonogramu i budżetu projektu została omówiona w osobnych artykułach (dane z harmonogramu i budżetu będą Ci potrzebne w celu wypełnienia jednego z pól matrycy logicznej).

Analiza interesariuszy

Interesariusz to osoba lub instytucja, która może wpływać na projekt pozytywnie albo negatywnie. Przyjrzyj się otoczeniu projektu i zdecyduj kto będzie działał na jego korzyść, a kto może mu zaszkodzić. Pamiętaj, że interesariuszami są także partnerzy projektu, jego inwestorzy, podwykonawcy, a nawet zespół realizujący projekt. Są to wszystkie strony mający na niego wpływ lub mogące się znaleźć pod jego wpływem.

Różni interesariusze będą mieć inną siłę wpływu, możesz ich podzielić na tych z większą siłą oddziaływania i mniejszą (żeby wiedzieć o kogo w pierwszej kolejności masz zadbać). Ponadto będą pełnić odmienne role, mają odmienne oczekiwania, na inne kwestie zwracają uwagę, dysponują odmiennymi zasobami.

Zadaniem osoby dokonującej analizy interesariuszy jest zidentyfikowanie ich oraz określenie właściwego sposobu postępowania wobec każdej grupy. W tej części powinny powstać zalecenia dla projektu.

Wypełnij tabelę:

Przykład wypełnionej tabeli dla jednej grupy interesariuszy.

Analiza problemów

Problemem jest realnie istniejąca i negatywna sytuacja, którą można rozwiązać (naprawić) poprzez wykonanie określonych działań. Analizę problemów należy przeprowadzić uwzględniając zdanie interesariuszy. Często analiza problemów jest przeprowadzana w formie warsztatów, przy wykorzystaniu takich technik jak burza mózgów, czy dyskusja w grupie.

Musisz wiedzieć na czym polega problem, jakie są jego przyczyny oraz skutki. Żaden problem nie istnieje w oderwaniu od rzeczywistości. Ważnym zadaniem analizy problemów jest wskazanie zależności przyczynowo-skutkowych.

Analiza problemów jest wizualizowana za pomocą diagramu zwanego „drzewem problemów”. W jego centrum znajduje się problem kluczowy („pień drzewa”), którego rozwiązaniem chcesz się zająć, na górze znajdują się jego skutki (są „gałęziami”), natomiast na dole przyczyny („korzenie”). Jeśli problem jest skutkiem drugiego zapisuje się go o poziom wyżej, natomiast jeśli stanowi jego przyczynę, zapisywany jest o poziom niżej.

Pozostaje kwestia szczegółowości z jaką należy potraktować problem. Przyjmuje się, że zależy to od interesariuszy projektu. Powinien być sformułowany w taki sposób, aby było wiadomo co pod nim się kryje, żeby można było go zrozumieć i wskazać jakie są przyczyny i skutki problemów.

Unikaj słowa „brak”, które jest pewnym skrótem myślowym, ale nie oddaje istoty problemu, wskaże jedynie na niedostępność pożądanej sytuacji. Ma to istotne konsekwencje, ponieważ może nie udać się dobrać stosownych rozwiązań, które rzeczywiście rozwiążą problem, zamiast go zamaskować.

Analiza celów

Analiza celów jest kontynuacją analizy problemów, ponieważ za jej pomocą wskazuje się sytuację pożądaną, powstałą po rozwiązaniu problemu. O ile problemem była istniejąca sytuacja, którą należy uznać za niekorzystną, to celem będzie oczekiwana i pozytywna sytuacja w przyszłości. Osiągnięcie celów powinno rozwiązać odpowiadające im problemy, np. jeśli problemem był wysoki poziom bezrobocia, to celem będzie niski poziom bezrobocia, niska ilość inwestycji zagranicznych przełoży się na cel w postaci wyższej ilości inwestycji zagranicznych itp.

Analizę celów przedstawia się za pomocą „drzewa celów”, zmieniając wskazane aspekty negatywne istniejącej sytuacji w aspekty pozytywne sytuacji w przyszłości. W miarę możliwości dobrze jest zachować schemat zależności z poprzedniej analizy. Jeśli jednak występują nieścisłości, to „drzewo” należy odpowiednio przemodelować.

„Trzonem” drzewa celów jest cel główny, który często stanowi też cel projektu. Jest on odpowiedzią na problem kluczowy. Cele umieszczone poziom wyżej od celu głównego, to bezpośrednie następstwa osiągnięcia celu. Natomiast cele umieszczone poziom niżej to pośrednie środki, które do niego prowadzą. Cele na pozostałych poziomach to dalsze następstwa/środki.

Celów nie należy utożsamiać z działaniami i nie używać do ich opisu czasowników w rodzaju: ulepszyć, poprawić itp. Cel jest pożądaną sytuacją, która zaistnieje gdy działanie zostanie wykonane.

Poniżej umieszczono przykład drzewa celów:

Analiza strategii

Analiza strategii polega na ustaleniu, które spośród wskazanych celów zostaną osiągnięte w ramach realizacji projektu, a które nie będą uwzględniane. W ten sposób dokonuje się wyboru wariantu osiągnięcia celów projektu. Należy wybrać jeden lub kilka wariantów w zależności od posiadanych zasobów i umiejętności.

W praktyce wygląda to w ten sposób, że określone grupy celów tworzą strategie. Twoim zadaniem jest wybór tej, która może zostać zrealizowana. Należy również wyraźnie wskazać cel strategiczny.

Dzięki przeprowadzeniu analizy strategii udowadniasz inwestorowi, że wziąłeś (wzięłaś) pod uwagę różne drogi osiągnięcia celu, a wybór padł na tę, którą można zrealizować ze względu na dostępność środków, czasu, ludzi, doświadczenia, zdolności, presji społecznej itp. W praktyce wybiera się strategię istotną z punktu widzenia inwestora, ponieważ w przeciwnym razie projekt mógłby nie zostać sfinansowany.

W zaprezentowanym wyżej przykładzie wskazano trzy umowne strategie: strategię wsparcia, strategię współpracy, strategię wizjonerską. Spośród nich wybrano tylko jedną, tzn. strategię współpracy, ponieważ tylko ona mieściła się w zakresie projektu.

Po wykonaniu etapu analizy, możesz przejść do etapu planowania. Określisz w nim strukturę projektu i sprawdzisz jego wewnętrzną logikę. Zostaną sformułowane również wskaźniki osiągnięcia celów, niezbędne przy kontroli oraz oszacujesz wymagane zasoby.

Opracowanie matrycy logicznej

Jak już było wspomniane, matryca logiczna jest głównym narzędziem wykorzystywanym w zarządzaniu cyklem projektu (metodyka PCM). Za jej pomocą definiuje się projekt i sprawdza jego wewnętrzną logikę.

Matryca logiczna składa się z czterech kolumn i czterech wierszy. Jej logika pionowa ma obrazować co projekt realizuje, wyjaśniać związki przyczynowe. Logika pozioma natomiast umożliwia pomiar skutków projektu i zasobów wykorzystanych do jego realizacji.

Przyjrzyj się tabeli poniżej, ponieważ stanowi ona matrycę logiczną, którą wkrótce wypełnisz:

W wersji graficznej wyglądałoby to następująco:

Pierwsza kolumna, a więc „Opis projektu” to opis celów, rezultatów i działań w nim podejmowanych. Składają się na nią cele ogólne, będące celami których projekt realizowany nie jest w stanie osiągnąć samodzielnie. Są to cele obiektywnie istotne, np. dla kraju, społeczeństwa. Cel projektu zostanie osiągnięty poprzez jego wdrożenie. Zwykle wystarczy jeden cel projektu, ponieważ przy ich większej ilości, projekt mógłby być zbyt skomplikowany. Rezultaty to efekty podejmowanych działań, które w połączeniu ze sobą doprowadzą do osiągnięcia celu projektu. Działania z kolei są czynnościami, które trzeba podjąć, aby otrzymać rezultaty.

Druga kolumna („Wskaźniki”) dotyczy wskaźników osiągnięcia celów i rezultatów. Uwzględnij czas, jakość, miejsce, grupę która skorzysta. Dzięki wskaźnikom można zmierzyć, czy coś zostało osiągnięte, czy też nie. Nie zamieszcza się wskaźników w wierszu działań, lecz określa tutaj zasoby potrzebne do realizacji projektu.

Trzecia kolumna to „Sposoby weryfikacji”. Należy podać skąd będzie pobierana informacja, kto ją dostarczy, jak będą zbierane dane, jak często. Weryfikacja może być dokonywana za pomocą, np. statystyk, ankiet, sprawozdań, raportów itp. Przy planowaniu projektu trzeba uwzględnić potrzebny na to czas i środki finansowe. W wierszu działań nie zostały uwzględnione wskaźniki, a więc nie można też podać sposobów weryfikacji. Przyjmuje się, że należy określić w tym miejscu budżet.

Czwarta kolumna określa założenia, które muszą być spełnione, aby projekt zakończył się powodzeniem. Znajdują się tutaj zagrożenia, czy też czynniki ryzyka pochodzące z zewnątrz, ale zapisane w wersji pozytywnej, np. zamiast „protest mieszkańców” wpisuje się „utrzymanie stabilnej sytuacji w otoczeniu społecznym”. Projekt nie ma na nie większego wpływu, ale należy je monitorować, ponieważ one mogą wpłynąć na projekt. „Warunki wstępne” natomiast są założeniami, które trzeba spełnić przed realizacją projektu, np. podpisać umowę partnerską, uzyskać akceptację inwestora.

Matrycę logiczną odczytuje się „od dołu”, tzn. od „Warunków wstępnych” przechodzi do „Działań”, „Środków”, „Kosztów”, „Założeń”, a następnie wiersz wyżej do „Rezultatów”, kolejno do „Wskaźników”, „Sposobów weryfikacji” itd. Odczytanie mogłoby wyglądać następująco: przy spełnieniu warunków wstępnych będzie można rozpocząć realizację działań, mając do dyspozycji określone zasoby i budżet, które przy spełnieniu pewnych założeń doprowadzą do osiągnięcia założonych rezultatów. Wskaźniki pokażą, czy dany rezultat został osiągnięty, przy czym informacja o nich będzie pochodziła z określonego źródła. Przy zajściu czynników zewnętrznych w odniesieniu do rezultatów, zostanie osiągnięty cel projektu. To z kolei znajdzie odzwierciedlenie we wskaźnikach, o których osiągnięciu będzie wiadomo z określonego źródła. Przy zaistnieniu pewnych czynników zewnętrznych, cel projektu (razem z innymi projektami) posłuży do realizacji celu ogólnego/strategicznego. Wskaźniki pokażą czy cel projektu przyczyni się do realizacji celu ogólnego, a informacja o ich wartości będzie pochodziła z określonego źródła.

Przykład wypełnienia dwóch pierwszych wierszy matrycy logicznej:

Przykłady

• Kompetencje w jednostkach samorządu terytorialnego – analiza i planowanie projektu w oparciu o podejście LFA (matryca logiczna)

• Matryca logiczna – „Młody” przedsiębiorca w mediach i w oczach własnych. Projekt badawczy

Komentarze