Styczeń to świetny moment na porządki i zmiany! Sprawdź, co warto zrobić, by praca w biurze była jeszcze wydajniejsza i przyjemniejsza.
Nie bez powodu wielkie zmiany bardzo często zaczynają się od porządków. Czysta i dobrze zaplanowana przestrzeń umożliwia lepszą pracę i ułatwia szybsze znajdowanie potrzebnych rzeczy. Tym samym styczniowe porządki w biurze będą świetnym sposobem na zorganizowanie sobie pracy na najbliższe miesiące. Od czego zacząć?
1. Porządek w dokumentach
Porządki w biurze warto zacząć od regałów i szaf na dokumenty. Zdejmij dokumenty z regałów i sprawdź każdy pojedynczy segregator. Przeanalizuj dokumenty, które musisz zostawić i odpowiednio je posegreguj. Pozbądź się tych rzeczy, które nie są już potrzebne i tylko zagracają przestrzeń.
Pamiętaj, by odpowiednio zabezpieczyć papiery, które tego wymagają. Według przepisów RODO dane osobowe powinny być chronione przed zniszczeniem, zagubieniem, a także wglądem przez osoby nieuprawnione. By spełnić wytyczne RODO, segregatory z danymi poufnymi możesz schować w szafach z sejfem, które mają zamek zabezpieczający.
2. Małe przemeblowanie
Zmienienie układu biurek, regałów, czy szaf pozwala na wprowadzenie nowej energii do pomieszczenia. Co jakiś czas warto robić takie przemeblowanie nie tylko u siebie w domu, ale także i w pracy. Spójrz na biuro obiektywnie i zastanów się, jaki układ byłby wygodniejszy. Wbrew pozorom taka mała zmiana, jak ustawienie biurek może przynieść niespodziewane rezultaty w postaci, chociażby efektywniejszej pracy.
3. Sprzątanie biurek
Po porządkach w dokumentach i małym przemeblowaniu czas przejść do sprzątania biurek. W nich zazwyczaj także kłębi się stos niezbędnych papierów i rzeczy, które są już zupełnie niepotrzebne, a nadal tylko zajmują przestrzeń. Warto wyjąć wszystkie z nich i postąpić tak, jak w pierwszym punkcie. Posegregować, odłożyć te potrzebne, a te, których nie musisz już trzymać — wrzucić do niszczarki. W biurku znalazły się dokumenty, które należy przechowywać? Włóż je do odpowiedniego segregatora i przenieś do szafek na dokumenty.
4. Zakup dodatkowych szaf biurowych
Często biurowy nieporządek bierze się nie z lenistwa, a zbyt małej przestrzeni do przechowywania najważniejszych dokumentów. Jeśli w pomieszczeniu jest za mało mebli do przechowywania, takich jak regały i szafy, to należy to szybko zmienić. Kupując w internecie warto zwrócić uwagę na czas wysyłki wybranego przez nas produktu. Zazwyczaj termin dostawy widnieje pod ceną produktu, jak w sklepie panmajster.pl, miejmy jednak na uwadze, że w niektórych sklepach czas ten widoczny jest dopiero po dodaniu produktu do koszyka. Szybkie otrzymanie produktu umożliwi nam wygodne posegregowanie dokumentów i przechowywanie ich w sposób, który nie utrudni późniejszych poszukiwań.
Szafa Contract Point ze sklepu
Panmajster.pl
5. Niezbędniki
Na porządek w biurze wpływ mają także takie małe elementy wyposażenia jak pojemnik na śmieci, wieszak na ubrania, czy akcesoria typu: segregatory i organizery do przechowywania dokumentów, jak i biurowego wyposażenia — większego i mniejszego.
6. Dbanie o porządek
Jednorazowe zrobienie porządków nie wystarczy. Gdy już biuro będzie przemeblowane, a dokumenty posegregowane, jedyne co zostaje do zrobienia to utrzymywanie tego stanu rzeczy. To zadanie ułatwi większa przestrzeń do przechowywania, jak i dobre nawyki. Nie składuj dokumentów w biurku, tylko od razu umieszczaj je w odpowiednich miejscach. Przed wyjściem do domu sprzątaj biurko, tak by następnego dnia zawsze witało Cię czyste stanowisko pracy. Dzięki systematyczności porządki biurowe w przyszłym roku zajmą zdecydowanie mniej czasu.
Dobrze zorganizowana i zaplanowana przestrzeń biurowa oraz magazynowa ma duże znaczenie dla efektywności pracy. Warto przygotować miejsce do przechowywania dokumentów, jak i akcesoria, które ułatwią codzienną pracę i umożliwią utrzymanie porządku.
Komentarze
